¿Sirve un Excel o una lista en papel como registro de jornada?
El papel no cumple en 2027. El Excel es electrónico, pero tiene un problema que no ves hasta el juicio. La prueba de las 3 preguntas, en 3 minutos.
César G. CavazosRevisado por Ricardo Castro Garza, Director Jurídico
- La lista en papel no cumple desde el 1 de enero de 2027: la ley pide un registro electrónico (LFT, art. 132, fr. XXXIV).
- El Excel es electrónico, pero se puede editar sin dejar rastro. Eso lo vuelve frágil como prueba en un juicio, donde el patrón tiene que probar la jornada (art. 784).
- No tires tus listas de 2026: siguen siendo tus controles de asistencia y hay que conservarlos (art. 804).
Seamos honestos. En alguna carpeta compartida de tu empresa vive un archivo que se llama más o menos así:
lista_asistencia_FINAL_v3_ahora_si.xlsx
Lo llenan tres personas, lo corrige una cuarta y nadie sabe bien quién movió la celda C47 el martes. Ha funcionado años. La pregunta es si va a funcionar en 2027.
¿La lista en papel sirve en 2027?
No. La reforma de 2026 pide que el registro sea electrónico, y una hoja firmada en el comedor no lo es, por bonita que esté la letra.
Lo mismo aplica a la tarjeta perforada, el cuaderno de la caseta y la foto que el supervisor manda por WhatsApp a las 8:05. Checar por WhatsApp sí puede servir, pero solo si el mensaje llega a un sistema: reloj checador por WhatsApp.
¿Y el Excel?
Aquí la respuesta honesta es más interesante: el Excel sí es electrónico. Lo que la ley pide en la letra (inicio, fin, por trabajador, entregable a la autoridad) un Excel lo puede tener.
El problema no es si cumple en papel. Es qué pasa cuando alguien lo cuestiona. La STPS ha dicho que busca sistemas con trazabilidad y acceso a la información, y los lineamientos, que todavía no se publican, pueden pedir más.
Haz esta prueba con tu archivo. Tres preguntas:
- ¿Quién puede cambiar una hora después de capturada? Si la respuesta es “cualquiera con acceso a la carpeta”, ya tienes la primera grieta.
- ¿Queda rastro de qué cambió, quién y cuándo? No el “guardado por última vez”: el historial de cada celda.
- ¿El trabajador reconoció esas horas? Una firma, un acuse, algo que diga “sí, esa fue mi semana”.
Si contestaste “cualquiera”, “no” y “no”, tu Excel registra, pero no prueba. Y en un juicio por horas extra, si no puedes probar la jornada, se presumen ciertas las horas que reclama el trabajador (arts. 784 y 805).
| Lista en papel | Excel | Registro con rastro y acuerdo | |
|---|---|---|---|
| ¿Es electrónico? | No | Sí | Sí |
| ¿Se puede editar sin dejar huella? | Con corrector, sí | Sí | No: cada cambio queda registrado |
| ¿El trabajador lo reconoce? | A veces firma | Casi nunca | Sí, con acuerdo y recibo |
| ¿Cómo llega a un juicio? | Con la presunción en contra | Como prueba frágil, fácil de objetar | Con prueba plena, si se acredita el acuerdo (art. 132, fr. XXXIV) |
“Pero mi Excel tiene contraseña”
La contraseña dice quién puede entrar, no qué hizo adentro. El abogado de la contraparte no va a preguntar si el archivo tenía contraseña, sino quién lo modificó y cómo lo demuestras. Si la respuesta es “confía en nosotros”, empiezas cuesta arriba.
Qué hacer con tus listas y Excel actuales
No los borres. Al contrario:
- Guárdalos. Hasta el 31 de diciembre de 2026, esas listas son tus controles de asistencia. La ley pide conservarlos durante el último año de la relación laboral y hasta un año después de que termine (art. 804). Cómo armar el expediente completo: expediente laboral digital.
- Escanea el papel y guárdalo junto con los Excel, por centro de trabajo y por mes.
- Usa los últimos meses de 2026 para la transición. Corre el registro electrónico en paralelo en octubre y noviembre, y apaga el Excel en diciembre.
Del Excel al registro electrónico en una semana
- Lunes: decide cómo checa cada centro (en línea, WhatsApp o tableta).
- Miércoles: carga la plantilla y envía el acuerdo de registro a cada trabajador.
- Viernes: primera semana con recibos. Compara contra tu Excel y mira dónde no cuadran. Ahí suelen estar las horas extra que nadie anotaba.
Antes de elegir sistema, revisa estos 25 puntos: qué debe contener un registro electrónico de jornada.
Jornada de Audantra hace ese salto contigo: tres formas de checar en un solo registro, el acuerdo lo redacta el equipo legal, cada corrección lleva dos firmas y el original nunca se borra. ¿Extrañas el Excel? Exporta todo a CSV cuando quieras. Gratis hasta el 1 de enero de 2027.
Preguntas frecuentes
¿Es legal llevar el control de asistencia en Excel en 2027?
El Excel es un medio electrónico, pero se puede modificar sin dejar rastro, lo que lo vuelve frágil como prueba en un juicio. Los lineamientos de la STPS, todavía no publicados, podrían fijar condiciones adicionales.
¿Las listas de asistencia en papel siguen siendo válidas?
Hasta el 31 de diciembre de 2026 siguen siendo tus controles de asistencia. Desde el 1 de enero de 2027 la ley exige un registro electrónico (LFT, art. 132, fr. XXXIV).
¿Debo conservar mis listas de asistencia anteriores?
Sí. La LFT obliga a conservar los controles de asistencia durante el último año y hasta un año después de terminada la relación laboral (art. 804).
¿Un Excel con contraseña es suficiente?
La contraseña limita quién entra, pero no deja historial de qué se cambió. En un juicio lo que importa es poder demostrar que el registro no se alteró.
Información general con base en la legislación vigente al 10 de octubre de 2026. No sustituye la asesoría legal de tu caso.
Fuentes: Ley Federal del Trabajo, arts. 132 fr. XXXIV, 784, 804 y 805 · DOF, decreto del 1-may-2026 · Gerencia y Negocios, 6-oct-2026
Este artículo es información general, no asesoría para tu caso.
