Qué debe contener un registro electrónico de jornada: checklist por trabajador

Cinco datos. Eso es todo lo que la ley pide en la letra.

El problema es que con solo esos cinco datos puedes cumplir y perder un juicio al mismo tiempo. Porque en un juicio por horas extra, la empresa tiene que probar la jornada (LFT, art. 784), y “entró a las 8, salió a las 4” no cuenta la historia completa: ¿quién checó? ¿Desde dónde? ¿Alguien lo corrigió? ¿El trabajador está de acuerdo?

Esta checklist separa lo que pide la ley de lo que te conviene, dato por dato, con tres etiquetas:

• LLo pide la ley.
• CTe conviene para probar.
• DDepende de los lineamientos de la STPS.

Así se ve un día bien registrado

Antes de la lista, un ejemplo. Este es el registro de un martes de Mariana, supervisora de almacén en un centro de Apodaca (Mariana es inventada; el formato, no):

Mariana López#0418 · Supervisora de almacén

Ejemplo

Centro

Planta Apodaca

Horario acordado

L–V 8:00–17:00 · comida 13:00–14:00

Acuerdo de registro

Firmado el 13 oct 2026

Martes 12 de enero de 2027

1. 07:58EntradaTableta acceso norte · NIP
2. 13:02ComidaTableta acceso norte · NIP
3. 13:58RegresoTableta acceso norte · NIP
4. ——SalidaSin marca

Corrección · salida 17:30Pedida por Mariana · jue 14, 08:03Aprobada por su jefe · jue 14, 09:40El dato original sigue visible

Un vistazo y sabes quién, cuándo, desde dónde, qué se corrigió, quién lo aprobó y si alguien tocó algo después. Eso es lo que busca un inspector y lo que te pide un juez.

La checklist, nivel por nivel

Un registro no es una lista plana de horas. Tiene seis niveles, del más pequeño (una checada) al más grande (el expediente de un centro de trabajo).

1. Por cada trabajador (una sola vez)

• LNombre y un identificador único (número de empleado). La ley pide registrar a cada persona trabajadora: sin identificador no hay forma de saber de quién es cada marca.
• CCentro de trabajo y puesto. Si la autoridad te pide el registro de un centro, lo entregas sin mezclar.
• CHorario acordado y tipo de jornada (diurna, mixta o nocturna), con días de descanso. Sin horario de referencia no sabes qué es extra.
• CAcuerdo de registro firmado, con fecha. Es lo que hace que el registro tenga valor de prueba plena (art. 132, fr. XXXIV, último párrafo).
• CForma en que checa (en línea, WhatsApp, tableta). Si cambia, que quede anotado.

2. Por cada checada

• LHora de entrada y de salida. Las dos. Un registro con solo la entrada no te deja calcular la jornada.
• CFecha y hora generadas por el sistema, no escritas a mano.
• CMedio y lugar de la marca: qué tableta, qué enlace, qué número. Responde “¿cómo sabes que fue ella?”.
• CHuella de integridad, para demostrar que la marca no cambió desde que se hizo.
• DUbicación, solo si la usas y solo en el momento de checar. Nunca de forma continua (ver “Lo que no debe contener”).

3. Por cada día

• CComida o descansos, si tu horario los contempla. Distingue el tiempo efectivo del tiempo a disposición.
• CEstatus del día: laborado, descanso, festivo, vacaciones, incapacidad o permiso.
• CTotal de horas del día y diferencia contra el horario acordado.
• CCierre del día: una hora fija a partir de la cual el día ya no se edita sin dejar rastro.

4. Por cada semana

• CHoras ordinarias y extra separadas, con el tope del año: en 2027, 46 horas de jornada y hasta 9 extra al doble (transitorios segundo y cuarto). Cómo pagarlas y probarlas: horas extra en 2027.
• CRecibo semanal firmado por el trabajador, o con su desacuerdo anotado. Es la mejor evidencia de que el registro fue acordado.

5. Por cada corrección

Olvidar checar es humano. Lo que importa es cómo se corrige.

• CQuién la pidió y cuándo.
• CQuién la aprobó y cuándo.
• CEl dato original, visible. Nunca borrar y reescribir.
• CEl motivo, en una línea.

6. Por cada centro de trabajo (el expediente)

• LExportable para la autoridad cuando lo requiera, por periodo.
• CEn formatos que cualquiera abra, como PDF y CSV.
• CCon los acuerdos firmados y los recibos en la misma carpeta.
• CConservado durante el último año de la relación laboral y hasta un año después de que termine (art. 804).
• DFormato y medio de entrega que fijen los lineamientos de la STPS, si los fijan.

Cuenta rápida: de 25 puntos, solo 3 van en verde: ahí caben los cinco elementos que pide la ley. Los otros 22 son la diferencia entre tener datos y tener prueba.

Lo que no debe contener

Un buen registro también se nota por lo que deja fuera. Más datos no es más prueba: a veces es más riesgo.

• Ubicación todo el día. La ley pide inicio y fin, no seguir a nadie. Rastrear de forma continua abre un problema de datos personales y de confianza.
• Biometría obligatoria y sin alternativa. La huella y el rostro son datos sensibles: requieren aviso de privacidad y consentimiento expreso (LFPDPPP, 2025). Si los usas, que sean opcionales (qué exige la ley con el reconocimiento facial).
• Fotos de la persona en cada checada, si no las necesitas para identificarla.
• Datos de salud (motivos de incapacidad, diagnósticos). El estatus del día basta: “incapacidad”, sin detalle.
• Horas “ajustadas” al horario del contrato. Si el registro dice 46 y la gente trabajó 50, el registro trabaja para la otra parte.

Casos especiales que suelen fallar

Home office. Mismo registro, misma regla: inicio y fin. Un enlace con NIP desde la computadora o el celular resuelve. Lo que no se vale es asumir el horario porque “está en su casa”. Los tres casos que más se quedan fuera, con detalle: personal de confianza, home office y ventas.

Vendedores en ruta y técnicos de campo. WhatsApp o un enlace en el celular: “llegué” y “me voy”. Si registras ubicación, que sea solo en ese momento.

Turnos que cruzan la medianoche. Asigna la jornada al día en que empezó. Si no, un turno de 22:00 a 6:00 aparece como dos medias jornadas en días distintos. En una planta con turnos hay más: las 7 trampas del registro en planta.

Personal de confianza. Mientras la STPS no publique excepciones, la ley habla de cada persona trabajadora. Regístralo también.

Gente sin celular. Una tableta en el acceso, con gafete o número de empleado y NIP.

Descarga la checklist imprimible

Checklist del registro de jornada 2027 · 1 página, lista para imprimir. Los 25 puntos con sus etiquetas (ley, conviene, depende de lineamientos), para revisar tu sistema actual o compararlo con el de un proveedor. Te la enviamos a tu correo.

Nombre Correo de trabajo Empresa Número de trabajadoresElige un rango1–4950–99100–249250–499500 o más

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¿Y si no quieres revisar 25 casillas a mano?

Jornada de Audantra cubre los puntos que más pesan en un juicio: tres formas de checar en un solo registro, el acuerdo redactado por el equipo legal y firmado por cada trabajador, recibo semanal con ordinarias y extras separadas, correcciones con dos firmas y el original visible, cierre del día a las 23:59 y huella encadenada en cada marca. El expediente sale por centro y periodo, en PDF y CSV. Verificación facial y ubicación, solo si el trabajador lo acepta.

Gratis hasta el 1 de enero de 2027.

Activa Jornada gratis →

Preguntas frecuentes

¿Qué datos debe tener el registro electrónico de jornada por ley?

La hora de inicio y de finalización de la jornada de cada persona trabajadora, en forma electrónica y disponible para entregarlo a la autoridad cuando lo requiera (LFT, art. 132, fr. XXXIV).

¿Hay un formato oficial de registro de jornada?

Al 12 de octubre de 2026, no. La STPS aún no publica sus lineamientos y ha dicho que no impondrá una tecnología específica.

¿El registro debe incluir la hora de comida?

La ley no lo pide expresamente, pero conviene registrarla si tu horario la contempla, para distinguir el tiempo efectivo de trabajo.

¿Cómo se registra la jornada en home office?

Igual que en oficina: hora de inicio y de fin de cada persona, por ejemplo con un enlace y NIP desde el celular o la computadora.

¿Cuánto tiempo hay que guardar el registro?

Los controles de asistencia se conservan durante el último año y hasta un año después de terminada la relación laboral (LFT, art. 804).

¿Es obligatorio registrar la ubicación del trabajador?

No. La ley pide inicio y fin de la jornada. Si registras ubicación, conviene que sea solo al momento de checar y con aviso de privacidad.

Información general con base en la legislación vigente al 12 de octubre de 2026. No sustituye la asesoría legal de tu caso.

Fuentes: Ley Federal del Trabajo, arts. 132 fr. XXXIV, 784 y 804 · DOF, decreto del 1-may-2026 (transitorios segundo y cuarto) · LFPDPPP (DOF 20-mar-2025) · El Economista, vía Yahoo

Este artículo es información general, no asesoría para tu caso.